Importing Historical Data

Tässä oppaassa kuvataan, miten voit siirtää tietosi toisesta järjestelmästä Fenerumiin.

Kaikki tässä kuvatut vaiheet ovat valinnaisia.

• Tuo tilaukset
• Tuo historiallinen MRR (manuaaliset aktiviteetit)
• Tuo laskut
• Tuo transaktiot

Tuo tilaukset

Tilaukset voidaan tuoda Fenerumiin API:n tai tiedostotuonnin avulla.

Tiedostotuonti

Siirry ensin kohtaan Import data.

Napsauta painiketta File format descriptions.

Siirry sen jälkeen välilehdelle Subscription ja valitse Get example file.

Lisää tiedostoon tuotavat tilaukset ja tallenna se. Palaa sitten kohtaan Import data ja lähetä tiedosto.

API

Voit tuoda uusia tilauksia Fenerumiin käyttämällä subscription-päätepistettä.

Tuo historiallinen MRR

Tällä toiminnolla voit tuoda ja seurata tilausten MRR:ää ajalta ennen Fenerumissa määritettyä aloituspäivää. Esimerkki:

• tilaus on alkanut 01-02-2023 määrällä 1 (MRR: 123)
• tilausta päivitetään 01-03-2023 määrään 2 (MRR: 246)
• aloitat Fenerumin käytön 01-01-2024
• luot Fenerumiin tilauksen, joka alkaa 01-01-2024 määrällä 2 (MRR: 246)
• luot edellä mainitulle tilaukselle manuaaliset aktiviteetit, jotka heijastavat tilauksen historiallista MRR:ää

Manuaalinen aktiviteetti

Aktiviteetti on tilaukseen kohdistuva toimenpide, joka voi muuttaa MRR:ää. Kaikki normaalit aktiviteetit Fenerum generoi käyttäjän toimien perusteella, kuten uuden tilauksen luominen tai määrän päivittäminen.

Manuaalinen aktiviteetti on erityinen aktiviteettityyppi, jonka Fenerumin käyttäjä luo käsin. Sen avulla voit kuvata tilausten tilan ajalta ennen aloituspäivää Fenerumissa.

Luo manuaalinen aktiviteetti käyttöliittymässä

Luo uusi manuaalinen aktiviteetti siirtymällä ensin tilauksen tietoihin, napsauttamalla oranssia Manual-painiketta ja valitsemalla sen jälkeen Add.

Tämän jälkeen voit lisätä useita aktiviteetteja, jotka kuvaavat tilauksen tilaa ennen Fenerumissa määritettyä aloituspäivää. Et voi lisätä manuaalista aktiviteettia päivämäärälle, joka on tilauksen aloituspäivän jälkeen Fenerumissa.

Tallennuksen jälkeen näet uudet aktiviteetit Key activities -osiossa. Ne on merkitty keltaisella, mikä osoittaa, että kyseessä ovat manuaaliset aktiviteetit.

Muokkaa manuaalista aktiviteettia käyttöliittymässä

Voit milloin tahansa muokata/lisätä/poistaa manuaalisen aktiviteetin napsauttamalla Modify-painiketta.

Luo manuaalisia aktiviteetteja XLS-tuonnilla

Jos sinulla on useita tilauksia, joille tarvitsee tuoda historiallinen MRR, toimi seuraavasti:

1. Siirry kohtaan subscription activities.
2. Suodata tyypin mukaan: "Created new subscription".
3. Vie kaikki nämä Exceliin.
4. Excel-tiedostossa poista "uuid":n alapuolella oleva rivi ja poista kaikki sarakkeet, jotka ovat mrr:n oikealla puolella.
5. Muuta date-, quantity- ja MRR-arvot vastaamaan kyseisen ajankohdan MRR:ää. Subscription-sarakkeen tilauksen ID ja terms tulee säilyttää samoina.

Huom. Jos sinun tarvitsee tuoda historiallinen MRR vain yhdelle tilaukselle, siirry tilauksen tietoihin ja valitse Key activities -osion alta "Show all". Suodata tyypin mukaan "Created new subscription" ja valitse sen jälkeen Export to Excel.

Excel-tiedostossa poista "uuid":n alapuolella oleva rivi ja poista kaikki sarakkeet, jotka ovat mrr:n oikealla puolella.

Annetun esimerkin perusteella toimi näin:

1. Muokkaa ensimmäisen rivin päivämäärä muotoon 01-02-2023
2. Muuta quantity arvoksi 1
3. Muuta MRR arvoksi 123, jotta helmikuun 2023 MRR on 123.
4. Saadaksesi MRR:n 246 maaliskuusta 2023 alkaen aina Fenerum-tilauksen aloitukseen asti, luo lisäksi toinen rivi samalla tilaus-ID:llä ja samoilla terms-arvoilla.
5. Tällä rivillä muuta date arvoksi 01-03-2023, quantity arvoksi 2 ja MRR arvoksi 246.

Tästä on esimerkki:

Jokainen rivi, jossa UUID-sarakkeessa ei ole arvoa, luo manuaalisen aktiviteetin. Tallenna tiedosto tehtyäsi kaikki tarvittavat muutokset.

Siirry sitten kohtaan Import data.

Valitse tuonnin tyypiksi manual activity ja lähetä manuaaliset aktiviteetit sisältävä tiedosto. Voit tarkastella syöteformaattia napsauttamalla painiketta File format descriptions.

Jos teit virheitä tai haluat muokata jo luotuja manuaalisia aktiviteetteja, voit viedä aktiviteetit uudelleen käyttämällä suodatinta Is manual.

Voit tehdä muutoksia näihin aktiviteetteihin niin kauan kuin ne ovat ennen Fenerumissa määritettyä aloituspäivää ja ovat manuaalisia aktiviteetteja. UUID-sarake ei saa olla tyhjä, jos haluat muokata aktiviteettia.

Luo/muokkaa manuaalisia aktiviteetteja API:n kautta

API:n kautta voit tehdä manuaalisille aktiviteeteille tavanomaiset CRUD-toiminnot. Ne on kuvattu kohdassa Activity API documentation.

Tuo laskut

Jos sinulla on laskuja, jotka täytyy vielä täsmäyttää, tai haluat tuoda laskuhistorian Fenerumiin, voit tuoda kaikki historialliset laskusi Fenerumiin. Siirry ensin kohtaan Import data.

Napsauta painiketta File format descriptions. Siirry sitten välilehdelle Invoice line ja valitse Get example file. Jokainen tiedoston rivi vastaa yhtä laskuriviä. Jos haluat lisätä laskun, jossa on 2 laskuriviä, luo tähän tiedostoon 2 riviä samalla laskun numerolla. Lisäksi invoice_date, invoice_due_date ja invoice_currency tulee olla samoja laskuriveillä, jotka kuuluvat samaan laskuun (sama invoice_number). Lisää niin monta laskuriviä kuin haluat tuoda ja tallenna tiedosto.

Palaa sitten kohtaan Import data, valitse tuonnin tyypiksi Invoice Line ja lähetä laskurivit sisältävä tiedosto.

Tuodut laskut on merkitty oranssilla värillä. Laskulistauksessa voit käyttää suodatinta Imported nähdäksesi ainoastaan tuodut laskut.

Kuten näkyy, meillä on 2 laskuriviä, jotka vastaavat tuodun tiedoston rivejä.

Poista tuodut laskut

Jos teit virheitä tuodessasi manuaalisia laskuja, voit poistaa kaikki manuaaliset laskut. Jos osa manuaalisista laskuista on jo täsmäytetty Fenerumissa, niitä ei poisteta. Voit poistaa manuaalisesti tuodut laskut koko organisaatiosta tai vain yhdeltä accountilta.

Poista koko organisaatiosta

Siirry ensin kohtaan Invoices.

Jos sinulla on manuaalisia laskuja, sinun pitäisi nähdä oranssi painike, jonka avulla voit poistaa manuaalisesti tuodut laskut.

Poista yhdeltä accountilta

Avaa accountin tiedot. Tämän jälkeen näet painikkeen Manually imported Invoices. Voit joko näyttää kaikki accountin manuaaliset laskut tai poistaa ne.

Tuo transaktiot

Voit myös tuoda transaktioita Fenerumiin. Sinulla voi olla laskuilla osasuorituksia, joita haluat seurata, tai haluat merkitä joitakin laskuja maksetuksi. Päivitämme laskun tilan tuomasi transaktion mukaisesti. Jos esimerkiksi tuot transaktion, joka on yhtä suuri kuin laskun kokonaissumma tai ylittää sen, merkitsemme laskun maksetuksi.

Siirry ensin kohtaan Import data.

Napsauta painiketta File format descriptions. Siirry sitten välilehdelle Transaction ja valitse Get example file. Lisää Fenerumiin tuotavat transaktiot tiedostoon ja tallenna se.

Palaa sitten kohtaan Import data ja valitse tuonnin tyypiksi Transaction, ja lähetä transaktiot sisältävä tiedosto. Tuoduissa transaktioissa näkyy merkintä Manually imported, jotta ne erottuvat selkeästi Fenerumista tulevista transaktioista.