Her kan du finde en oversigt over de vigtige processer og begivenheder du som daglig ansvarlig af Fenerum skal sørge for bliver gennemført.

Dagligt, f.eks. kl 9

• Debitor-indbetalinger

  • Indlæs betalinger under Bank Accounts

    • Vi anbefaler at du bruger BankConnect, Danske Bank Integration - og hvis du bruger en anden bank kan du uploade en fil du henter fra banken
    • Hvis du har meget få indbetalinger og primært bruger kortbetaling, er det også muligt en-for-en at indtaste indbetalingerne under hver Account
    • Hvis du ikke laver indbetalinger hver dag, kan du risikere at sende forkerte rykkere ud til dine kunder

  • Gennemgå alle posteringer vi ikke automatisk kan matche til en specifik faktura under Bank Accounts

    • TIP: Brug FI koder ved fakturaer, så matcher vi altid automatisk

• Gennemlæs daglig email

  • Her vil du kunne se en række OBS-punkter, vi har samlet til dig. Det kunne være kunder du bør sende til inkasso, kunder med udløbet kreditkort, m.fl.
  • Alt hvad der står i denne mail er noget du skal tage action på! (noget af det kan dog gøres automatisk via vores API)

• Hvis du bruger vores expense-modul: Fuld bankafstemning

  • Sørg for hver dag at tømme banken
  • Ryk evt. kolleger for manglende bilag, og opfordr dem til at få leverandørerne til at sende direkte til jeres unikke fenerum inbox email

• Håndter evt. chargeback

  • Kunden har bedt om at få tilbageført sine penge. Du kan se dem under Invoice -> Chargeback (kun synlig hvis der er nogen). Du kan vælge at afskrive beløbet og det er muligvis nødvendigt at bruge meres

Ugentligt, f.eks. hver mandag

• Hvis du bruger vores expense-modul:

  • Ryk for evt. manglende bilag
  • Indtast betalinger i netbank fra Pending Payment

• Send kontoudtog til kunde med +30 dage saldo

  • Du kan nemt danne dig et overblik ved vores rapport Accounts - > Export to Excel -> Accounts Balance
  • Du går ind under kunden og trykker "Account Statement"

Månedligt, f.eks. d. 1.

• Brug dit økonomisystems bankafstemning og dobbeltcheck at alle transaktioner er kommet over fra Fenerum som forventet.

  • OBS: Der kan være flere grunde til at Fenerum ikke har alle transaktioner med:

    • Har du husket at lave alle indbetalinger i Fenerum?
    • Kan nogen have trykket "discard lines" ved et uheld? Så bliver man nødt til at lave en manuel transaktioner på kundebilledet

• Lav en debitorafstemning mellem Fenerum og dit økonomisystem

  • I Fenerum finder du rapporten under Accounts - > Export to Excel -> Accounts Balance

• Afstem periodiseringssaldi

  • I Fenerum finder du rapporten under Financial Audit og Deferred Revenue Export (I bunden)

• Gennemgå fakturaer med status non-payment

  • Overvej om du vil sende dem til inkasso, tabsføre dem eller evt. kreditere dem.
    Det gør du nemt inde på kundens Acccount
  • HUSK at tage stilling til om abonnementet skal opsiges, hvis de stadig har aktive abonnementer

Kvartalmæssigt, f.eks. 1/1, 1/4, 1/7, 1/10

Årsafslutning, f.eks. ultimo december + primo januar

• Alt hvad der står under Månedligt
• Opret evt. nye regnskabsår i dit økonomisystem. Typisk er næste regnskabsår allerede åbent, men afhængigt af hvor langt ude i fremtiden du beder dine kunder forudbetale, kan det give mening at have 2 år åbne
• Hvis du har fulgt resten af listen hele året, bør du være i mål ifht Fenerum :-)